ELO permette la gestione documentale e l’automazione dei processi attraverso workflow
Il nostro obiettivo è quello di andare oltre la digitalizzazione e conservazione dei documenti. E’ quello di aumentare l’efficienza dei processi aziendali attraverso la completa automazione della gestione delle informazioni da qualsiasi fonte provengano.
La soluzione ELO permette di raggiungere questo obiettivo.
I punti di forza della soluzione ELO sono:
Integrazione totale dell’informazione qualunque sia la sua origine (ERP, CRM, … documenti cartacei)
La ricerca di informazioni in azienda avviene passando da una applicativo all’altro o, nel caso di documenti provenienti da terze parti, in file sui server di rete, nei server di posta elettronica o in dossier di documenti cartacei. ELO permette di integrare tutte le informazioni grazie alle sue capacità di interfacciare applicativi e scanner.
I sistemi aziendali possono essere interfacciati attraverso diversi moduli (ELO BLP connette ERP, CRM, CAD per una completa integrazione) intercettando la generazione dei documenti. ELO intercetta il documento, lo classifica leggendo i dati nell’applicativo e lo archivia secondo le regole date.
ELO si integra negli strumenti di Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) perché i documenti ivi generati o ricevuti possano essere immediatamente classificati ed archiviati con livelli diversi di automazione. Più sofisticate integrazioni ed automazioni possono essere create con Microsoft Exchange o IBM Lotus Notes per la posta elettronica.
Qualsiasi documento cartaceo può essere direttamente digitalizzato, classificato ed archiviato attraverso gli scanner. ELO comanda gli scanner in rete sia in modalità singola pagina che multi pagina. La funzionalità OCR facilita l’indicizzazione di qualsiasi documento contenente testi. Moduli aggiuntivi come ELO DocXtractor permettono di gestire automaticamente attraverso la comprensione dei contenuti del documento sia l’indicizzazione ed archiviazione che la verifica ed il caricamento dei dati nei gestionali aziendali oltre che avviare processi di workflow coerenti con il contenuto del documento.
ELO offre una piattaforma integrabile in modo trasparente ed efficiente in qualsiasi ambiente IT.
Integrazione dei processi aziendali attraverso il Workflow di gestione dei documenti
La gestione dei processi di controllo ed approvazione attraverso il sistema informatico è stato sempre un obiettivo sperato, ma mai raggiunto. Ciò perché non tutta l’informazione è gestibile in un unico sistema. ELO attraverso il suo sistema di workflow, che gestisce i processi di controllo dei documenti permette di realizzare l’obiettivo.
Un facile disegno del processo, legato ai controlli ed alla approvazione di un documento, può essere definito a diversi livelli:
Workflow standard: diversi schemi di flusso possono essere disegnati per definire i processi standard aziendali. Tali procedure possono essere attivate automaticamente all’archiviazione o ricezione di un determinato tipo di documento o avviati manualmente dall’utente quando necessario.
Workflow ad hoc: una sequenza semplice di trasmissioni può essere definita dall’utente su casi specifici.
Promemoria: un documento può essere notificato o sollecitato ad altro utente o gruppo di utenti.
Speciali Workflow su modulistica possono essere creati per i processi di autorizzazione interna non presenti nel sistema gestionale (richieste permessi/ferie, note spese, gestione resi, ….). In questo tipo di workflow è possibile disegnare delle finestre per la selezione e l’input di dati, eliminando la modulistica cartacea o su fogli elettronici.
Il sistema di gestione delle autorizzazioni per singolo utente, per gruppi funzionali e per gruppi geografici permette un completo controllo degli accessi alle singole informazioni ed alle stazioni di workflow anche in strutture organizzative molto complesse
Obiettivo: dematerializzazione completa
L’obiettivo di trattare tutte le informazioni, siano esse generate all’interno o ricevute dall’esterno, in forma digitale è stato ottenuto integrando sia la firma digitale qualificata che la firma elettronica avanzata (FEA) o grafometrica. La necessità di firma grafica era l’ultimo ostacolo alla completa dematerializzazione. Obiettivo raggiunto in ELO con le nostre integrazioni delle varie tipologie di firma.
Firma grafometrica : può essere applicata al singolo documento in archivio o essere richiesta in una o più attività del flusso di processo del documento (vedi workflow). La firma integrata raccoglie e incorpora i dati biometrici necessari per una validità legale piena. La firma può essere associata ad un certificato forte del rilevatore della firma autografa di persone esterne all’organizzazione. Può essere di tipo aziendale per la rilevazione di firme autografe di personale interno o clienti registrati.
Firma digitale qualificata : può essere applicata al singolo documento o a pacchetti di documenti. Il pacchetto di documenti può essere definito automaticamente secondo regole definite in ELO e l’applicazione della firma eseguita su schedulazione temporale.
Firma digitale remota su server HSM (Hardware Security Module) : essa non richiede di disporre di un certificato locale ma richiede la connessione ad Internet. Anch’essa può essere richiesta per singolo documento o per blocco di documenti.
Marca Temporale : viene richiesta ad una CA (Certification Authority) e permette di registrare nel documento o nel pacchetto di documenti data ed ora certificati dalla CA; richiede la connessione ad Internet e l’acquisto di marche presso la CA scelta
La Conservazione a Norma diventa facile
Conservazione in sede: in questo caso l’archivio, l’infrastruttura hardware e le procedure interne di controllo del processo vengono messe in opera all’interno dell’Azienda. ELO permette di realizzare i pacchetti richiesti dalla norma, firmarli e marcarli secondo le regole definite nei manuali di conservazione ed assicurarne la non modificabilità.
Conservazione in Cloud : in questo caso la conservazione a norma viene assicurata dal provider del servizio, che fornirà infrastruttura HW e processo di conservazione. ELO fornirà, attraverso il canale definito dal provider, i pacchetti da conservare.
L’elevato livello di controllo degli accessi ai documenti e l’integrazione delle firme digitali hanno permesso di realizzare in ELO un modulo per la conservazione di lungo termine, assicurando rigidi standard di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, come definiti nella normativa Italiana denominata: Conservazione a Norma.
Lancio della procedura automatico o manuale
Conservazione a Norma
La generazione dei pacchetti di documenti richiesti dalla procedura è il primo passo del processo di conservazione. La selezione e preparazione dei documenti da conservare permetterà di attuare in alternativa:
La conservazione in sede, creando un apposito archivio di conservazione in ELO
La conservazione su servizio Cloud, presso un provider esterno
L’avvio della procedura può essere fatto manualmente oppure in automatico, se programmato nello schedulatore di ELO. La periodicità di esecuzione ed i relativi anticipi possono essere facilmente personalizzati per tipologie di documento.
Preparazione e controllo dei documenti
Un apposito workflow seleziona i documenti in scadenza per la conservazione. Il processo genera le eventuali eccezioni trovate nei documenti (formato file, firme non valide, sequenza di numerazione interrotta, …), lanciando workflow specifici di gestione delle eccezioni, che saranno indirizzati agli uffici competenti in base alla tipologia del documento in eccezione.
I pacchetti correttamente completati, possono essere firmati o non, in funzione di quanto richiesto nel manuale della conservazione. Se si usufruisce di un servizio di conservazione in Cloud, il processo si conclude con l’invio dei pacchetti ed i relativi documenti all’indirizzo del provider del servizio.
Firma e conservazione
La procedura consiste in un apposito workflow, che raccoglie i documenti selezionati per la conservazione e ne crea i relativi pacchetti secondo le regole previste dalla normativa.
La chiusura dei pacchetti di conservazione comporta l’apposizione della firma digitale e della marca temporale e l’archiviazione della copia non modificabile nell’archivio di conservazione.
Estrazione di documenti per consultazione e controllo
Su ogni richiesta di esibizione o copia è possibile creare le query di raccolta e generare il pacchetto richiesto, che potrà essere pubblicato in visualizzazione agli utenti autorizzati o essere copiato in apposito dispositivo secondo le specifiche contenute nella richiesta.
